Pourquoi digitaliser ?

Pourquoi digitaliser ?

Vous hésitez à passer au numérique, vous vous dites que votre entreprise n’a peut être pas besoin d’outils informatiques ? Que tout marche assez bien comme ça ? Et si tout ça marchait encore mieux ?

Tout d’abord “digitaliser” qu’est-ce que ça veut dire ?

La définition exacte est : “Mettre sous forme digitale, numériser”, mais c’est toujours assez abstrait je vous l’accorde. Donc “numériser”: c’est mettre sous forme numérique une information (texte, image, vidéo …). Ok, on y voit maintenant un peu plus clair. Digitaliser, numériser votre entreprise correspond à rendre plus simple, plus rapide et plus ordonné l’accès aux informations nécessaires au fonctionnement de celle-ci. Voilà pour le fond, maintenant pour la forme il existe une multitude de solutions diverses et variées personnalisables à souhaits qui peuvent correspondre à votre besoin.

Quelques chiffres ...

Maintenant que nous avons défini les termes, parlons de quelques chiffres qui pourraient bien vous faire changer d’avis sur cette transition numérique.

81% des entreprises qui on fait faillite en 2013 n’étaient pas présentes sur le net. Les entreprises qui effectuent leur transition numérique déclarent une augmentation moyenne de leur chiffre d’affaire de l’ordre de 3 à 7%.

32% : croissance du M-commerce (mobile commerce) entre 2012 et 2015.

68% des Français passent en moyenne 1h50 par jour sur internet.

L’email pour exemple, en 2013 circulaient 2,10 millions d’emails par seconde, en 2015 c’est plus de 3 millions. 

L’email est un précurseur de l’évolution numérique, quand auparavant il fallait 3 jours à une lettre pour parvenir à son destinataire, il ne faut désormais que quelques centièmes de seconde. Ce qui signifie un gain de temps important pour l’émetteur.

Un petit exemple :

En effet, après l’exemple de l’email, qui est maintenant quelque peu classique et adopté prenons un autre exemple : hier, nous avons reçu un technicien pour l’entretien annuel de notre chaudière. Comme nous aimons faire travailler les petites PME locales c’est donc un artisan plombier-chauffagiste qui vient nous voir et en discutant avec lui nous avons cru comprendre que les temps étaient durs pour son entreprise.

A la fin de sa visite, à ma grande surprise, l’artisan sort un classeur de sa camionnette. Classeur comportant toutes les fiches clients de son secteur. Pour résumer, ce classeur n’était autre que son outil CRM (gestion de la relation client).

Curieux nous nous permettons de lui demander le fonctionnement de cet outil. Sa réponse : “il me permet de noter toutes les interventions effectuées sur votre chaudière et de voir la date de ma dernière visite afin de relancer les clients pour prendre rendez-vous. Il me permet aussi d’avoir vos coordonnées pour me rendre chez vous et pour vous téléphoner.” Donc ce beau classeur est aussi GPS et standard téléphonique ! Nous poussons l'interrogatoire un peu plus loin et il nous avoue passer 2 à 3 heures par semaine à parcourir ces fiches clients afin de sélectionner les clients à contacter pour prendre rendez-vous dans les semaines à venir. Puis pour finir, le technicien nous sort son carnet de factures, écrit la facture à la main et me demande si nous payons tout de suite ou si nous allons envoyer le règlement par chèque plus tard.

Bref après tout ça, nous voyons bien ses difficultés actuelles à rivaliser avec des acteurs tel que Savelys …

Solutions envisageables :

Premièrement un outil en ligne permettant de saisir les infos clients : adresse, téléphone … avec éventuellement un accès en ligne direct pour les clients afin de modifier les informations en cas de changement d’adresse ou autre.

Ensuite un autre outil permettant de :

  • saisir les interventions effectuées et à quelle date;
  • proposer les clients à appeler afin de prendre rendez-vous pour l'entretien annuel. Voir même un module automatisé qui envoi un email de rappel pour que les clients prennent directement rendez-vous en ligne.
  • générer automatiquement une facture depuis le détail d'une intervention et l'envoyer par mail;
  • un système permettant de suivre l'état des factures et le mode de paiement voir un système de paiement en ligne.

Les gains envisageables suite à la mise en place d'une telle solution :

Premièrement, un gain de temps précieux, en effet, l’outil permet de proposer automatiquement les clients à visiter, l’employé n’a donc plus a chercher lui même dans son classeur, on a un gain de temps de l’ordre de 2 à 3 heures par semaine et par employé, soit sur une entreprise de 7 salariés le gain d’un employé à mi-temps.

De plus, l’utilisation d’une telle solution limite le nombre d’erreurs humaines possibles par exemple l’oubli d’un client lors de la définition des rendez-vous à prendre ou encore les erreurs lors de la rédaction des factures ou encore le suivi des impayés.

Enfin un système de la sorte permet la séparation des tâches de façon précise, imaginons que l’entreprise possède une secrétaire, celle-ci est donc chargée de la prise de rendez-vous avec les clients, ensuite le technicien se charge d’effectuer les entretiens et rentre les travaux effectués sur l’outil qui automatiquement génère et envoie une facture qui est ensuite suivie par le département comptable de l’entreprise. De cette manière tout le monde effectue des tâches liées à son domaine de compétences.

Digitaliser vous permet donc de gagner du temps, de limiter les erreurs et de définir des process de fonctionnement.


Sources : transition-numérique.fr; La Tribune, L'internaute